Ein Firmenjubiläum, eine Kundenveranstaltung oder ein Business-Event beginnt meist mit einem konkreten Anlass. Was daraus entstehen soll, ist zu diesem Zeitpunkt häufig noch offen.
Wir entwickeln gemeinsam mit euch den passenden Rahmen und übernehmen die Planung, Projektsteuerung und Koordination dahinter. Dabei verbinden wir klare Prozesse und verlässliches Budgetmanagement mit einem Gespür für Gestaltung, Atmosphäre und die Menschen, die ihr zu eurem Event einladet.
Atelier FAVA plant und begleitet Business & Corporate Events in Deutschland, Österreich und der Schweiz – vom ersten Konzept bis zur Veranstaltungsleitung vor Ort.
Bei einem Corporate Event treffen unterschiedliche Anforderungen aufeinander: Geschäftsführung, Marketing, interne Ansprechpartner, Location, Catering, Technik, Künstler und weitere Dienstleister müssen koordiniert, Entscheidungen vorbereitet und Budgets ebenso wie Deadlines eingehalten werden.
Wir führen diese Bereiche in einer zentralen Projektplanung zusammen, schaffen klare Zuständigkeiten und sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Dabei können wir sowohl die vollständige Planung eines Events übernehmen als auch in bereits bestehende Projekte einsteigen und klar definierte Verantwortungsbereiche übernehmen.
Wir recherchieren geeignete Locations und prüfen nicht nur Kapazität und Erscheinungsbild, sondern auch Erreichbarkeit, technische Voraussetzungen, Cateringmöglichkeiten, Auf- und Abbau, Sperrzeiten und weitere Rahmenbedingungen für eure Veranstaltung.
Wir strukturieren das Veranstaltungsbudget, holen Angebote ein, schaffen Vergleichbarkeit und behalten Kosten, Deadlines und offene Entscheidungen während des gesamten Projektes im Blick.
Vom Raumkonzept über Mobiliar und Ausstattung bis zu Floristik, Licht und Branding entwickeln wir einen gestalterischen Rahmen, der zum Anlass und zu eurem Unternehmen passt.
Wir recherchieren, briefen und koordinieren die benötigten Partner und führen die unterschiedlichen Gewerke in einer gemeinsamen Projektstruktur zusammen.
Speisen und Getränke sind ein wesentlicher Teil der Guest Experience. Wir unterstützen bei Cateringkonzept, Menü- und Getränkeauswahl, besonderen Ernährungsanforderungen sowie den organisatorischen Abläufen zwischen Küche, Service und Veranstaltungsprogramm.
Moderation, Redebeiträge, Präsentationen, Musik und Entertainment müssen nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch und zeitlich zusammenspielen.
Wir koordinieren Technikpartner, Künstler und Programmbeteiligte und integrieren ihre Anforderungen in den Gesamtablauf.
Je nach Veranstaltung unterstützen wir bei Einladungs- und Teilnehmermanagement, Hotels, Zimmerkontingenten, Anreiseinformationen, Transfers, Parkmöglichkeiten und weiteren organisatorischen Fragen rund um eure Gäste.
Am Veranstaltungstag laufen die einzelnen Planungsbereiche bei unserem Team zusammen. Wir koordinieren Aufbau, Location und Dienstleister, begleiten Proben und Briefings, überwachen den Ablauf und reagieren auf Änderungen, bevor sie für eure Gäste zum Thema werden.
Was ist der Anlass? Wer soll erreicht werden? Welche Gäste werden erwartet? Welche Rahmenbedingungen und Budgets stehen bereits fest?
Wir entwickeln den passenden Veranstaltungsrahmen, definieren Verantwortlichkeiten und schaffen eine belastbare Budget- und Zeitplanung.
Location, Catering, Technik, Ausstattung, Programm, Gäste und Logistik werden geplant und kontinuierlich miteinander abgestimmt.
Wir führen Timings und Informationen in einem detaillierten Veranstaltungsablauf zusammen, briefen alle Beteiligten und klären Schnittstellen, Aufbauten und Zuständigkeiten.
Unser Team übernimmt die operative Koordination und hält im Hintergrund alle Fäden zusammen, während ihr euch auf eure Gäste, Mitarbeitenden oder Geschäftspartner konzentrieren könnt.
Wo kommen die Gäste an? Finden sie den richtigen Eingang? Wie lange entstehen Wartezeiten? Wo werden Garderobe und Gepäck untergebracht? Sind besondere Ernährungsanforderungen berücksichtigt? Wie gelangen auswärtige Gäste vom Hotel zur Veranstaltung? Und was passiert zwischen zwei Programmpunkten?
Viele dieser Details werden von Gästen kaum bewusst wahrgenommen – solange sie funktionieren. Genau deshalb gehören sie für uns zur Eventplanung.
Wir betrachten den gesamten Aufenthalt aus Sicht der Teilnehmenden und verbinden Gästemanagement, Catering, Wegeführung, Transfers, Programm und Service zu einem Ablauf, der professionell organisiert ist, ohne sich nach Organisation anzufühlen.
Von der Planung bis zur Umsetzung
Je größer eine Veranstaltung wird, desto mehr Menschen und Unternehmen sind an ihrer Umsetzung beteiligt. Für euch sollte daraus trotzdem keine Vielzahl einzelner Abstimmungswege entstehen.
Atelier FAVA übernimmt die zentrale Projektsteuerung, bündelt Informationen und koordiniert die beteiligten Partner. Welche Bereiche wir dabei verantworten, definieren wir zu Beginn des Projektes transparent mit euch.
So könnt ihr interne Ressourcen dort einsetzen, wo sie tatsächlich gebraucht werden, während wir uns um die operative Planung und Umsetzung eurer Veranstaltung kümmern.
Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen persönlich bei euch.
